De Letters van Utrecht zullen doorgaan, zonder einde, zolang er zaterdagen zijn. Dit houdt in dat wij er voor te zorgen dat de informatie over de Letters en degenen die deze letters hebben bijgedragen (hun sponsors) bekend gemaakt worden op de website en dat deze informatie algemeen toegankelijk blijft zolang het project doorgaat. Deze openbare informatie is de door de sponsor opgegeven tekst op website en steen, en de namen van gever en begunstigde (tenzij deze niet opgegeven worden of wanneer deze aangegeven). Ook foto’s en videos van het maken van de Letter en de inscriptie in de steen met gever en/of begunstigde horen hierbij. Gever en begunstigde worden bij het maken van de Letter en inscriptie gevraagd met de steen voor een foto te poseren.
Naast deze openbare informatie verwerken en bewaard de Stichting Letters van Utrecht ook aanvullende informatie. Deze informatie wordt gebruikt om
- het maken van de inscriptie te kunnen organiseren
- het certificaat te kunnen versturen
- de authenticiteit van de openbare gegevens ook later te kunnen verifiëren
- de rechtmatigheid van wijzigingsverzoeken van openbare gegevens te kunnen toetsen
- de sponsor om aanvullende informatie te kunnen vragen
- iemand die een reactie stuurt antwoord te kunnen geven
- belangstellenden van de ontwikkelingen rond het project te kunnen blijven informeren.
Deze aanvullende informatie bevat naam, adres, email, telefoonnummer, bankrekeningnummer, gift van degenen die Letters bijdragen en hun emailwisselingen met de stichting. Deze informatie wordt door de betrokkenen via een formulier op www.delettersvanutrecht.nl alsmede email, telefoon en sociale media of via de bankafschrift aan de Stichting bekend gemaakt. Deze informatie wordt door de Stichting Letters van Utrecht op hun computersystemen bewaard.
De stichting Letters van Utrecht zal deze gegevens vertrouwelijk en alleen voor de uitoefening van hun functie binnen de Stichting gebruiken, aan opvolgers doorgeven. Betrokkenen hebben wettelijke rechten (AVG, zie https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten ) en kunnen bijv. op ieder moment de Stichting verzoeken de opgeslagen gegevens aan hun bekend te maken, te corrigeren of te verwijderen.
Ons adres is:
St. Letters van Utrecht
Breedstraat 9a, 3512 TS
Utrecht Nederland.